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关于规范发文的通知
日期:2016-05-31   |   编辑:管理员    

学院各部门:

近段时间来,一些部门发文擅自落款“邵阳职业技术学院”,或使用“邵阳职业技术学院”字样的函头文件发文,造成了部分公文处理混乱。为规范公文处理,根据《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔201214)和《邵阳职院公文处理办法》(邵职院党政办发﹝2015﹞32号)要求,决定对部分发文程序和格式进行重新说明。现将有关情况通知如下:

一、发文要求与程序

(一)文件签发流程

1.须党政办公室会稿的部门发文:部门经办人起草——部门负责人审稿把关签字——党政办公室核稿——党政办公室负责人会稿——部门经办人送分管领导签发——党政办公室发文。

2.院党委或学院发文:部门经办人起草——部门负责人审核把关签字——党政办公室核稿——党政办公室负责人会稿——部门经办人送相关部门核稿和有关院领导审核——党政办公室送院主要领导签发——党政办公室发文。

(二)部门送党政办公室审核的文件,须提前两天送达,并主动跟踪文件签发程序。

(三)落款为“中共邵阳职业技术学院委员会”、“邵阳职业技术学院”的文件必须经过党政办公室核稿,报院主要领导审批同意签发后才能发文。任何部门不能擅自以院党委或学院的名义发文;不能使用“中共邵阳职业技术学院委员会文件”、“邵阳职业技术学院文件”或“邵阳职业技术学院”的函头发文。

(四)上报省厅、市委、市政府的上行文,以学院党委或学院名义对外行文都要严格按照公文处理程序,由责任部门起草,报党政办公室核稿,经院主要领导签发后才能上报或外传。

二、格式要求

(一)标题:小标宋简体二号字。

(二)正文:GB2312仿宋三号字。

1.正文一级标题序号为“一、”,二级标题序号为“(一)”,三级标题序号为“1.”,四级标题序号为“(1)”。

2.正文一级标题字体为黑体三号字,二级标题字体为楷体(GB2312)三号字,三级为仿宋字体(GB2312)。

(三)标题行距为32磅,正文行距为28磅;字符间距为“标准”。

(四)公文附件。在正文下1行左空2字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。多个附件,要使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1.XX”)。附件名称后不加标点符号。附件名称长需要回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。附件材料一般置于发文机关落款和成文时间之后或另起一页。“附件”二字及附件序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行,附件标题居中编排在版心第三行。附件序号和标题内容应与附件说明表述一致。

(五)落款与正文之间空两格,落款时间统一用阿拉伯数字。

三、有关要求

(一)文件签发不符合程序,格式不规范,党政办公室修改后仍然拒不执行的,可予以退回。

(二)部门擅自以院党委或学院名义发文的,根据《邵阳职院2016年度机关工作目标管理方案》(邵职院委字﹝2016﹞11号),党政办公室可以责令其撤回文件,并酌情从年终考核中扣除相应分值。

 

  

                                        党政办公室

                                           2016年530

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