第一条 为加强学院印章管理，严格用印制度，规范用印程序，结合学院实际，特制定本办法。
第二条 本办法所指印章包括中国共产党邵阳职业技术学院委员会、邵阳职业技术学院（含钢印）、邵阳职业技术学院党政办公室等公章，以及法人代表公务印章、院级业务专用章和各系（部）处（室）等院属部门党、政印章。
第三条 印章的管理
（一）院党委和行政分别授权党政办公室保管学院党政印章、院领导公务印章、学院钢印；院级业务专用章由有关职能部门代管；其余印章由各系（部）处（室）院属单位自行保管。
（二）各单位必须指定专人保管和使用印章，并建立印章使用登记制度。专人确因事离岗时必须由单位负责指定人员暂时代管，保管人必须是中共党员。
（三）印章要存放于保险柜或加锁的抽屉内。一般情况下，严禁印章离开办公地点。如遇特殊情况，确需印章离开办公地点使用的，须经主要领导批准同意派人前往。用印完毕，应将印章及时放回原处，人离锁落。
（四）凡因印章使用或保管不当而出现事故，将依法追究单位领导和当事人责任。
第四条 印章的使用
（一）院级印章的使用
1.以学院党委、行政名义发出的公文，一律凭邵阳职业技术学院发文处理单上主要院领导的签字用印。无需正式行文，但需加盖学院印章的函件，按正规公文格式打印，一式两份，其中一份经所在单位或主管部门负责人签字同意、办公室主任审核、院领导批准后，由院办存档，另一份方可用印。
2.工作证、学生证、各类毕业证书、肄业证书、结业证书、招生录取通知、毕业生就业派遣单、聘书、奖状等常规证书、证明，由承办部门造册，各主管职能部门审核并由分管院领导签字、加盖部门公章后派人统一到院办集中办理用印手续。
3.以学院（甲方）名义签署的合同、协议书必须由主办部门提出文本，一般在合同、协议对方单位先行盖章后，凭邵阳职业技术学院发文处理单上院领导的签字用印。
4.公派出国、办理边境通行证和海关免税、报关、定货等申请表以及涉外公文，须经学院人事、保卫、后勤、财务等相关部门审查，院长审批后方可用印。
5.院属各单位和教职工需开具因公对外的证明信件或介绍信，需经单位负责人签字后方可加盖学院印章；教职工需开具个人因私证明信及介绍信，一律由人事处负责人签字盖章后，方可加盖学院印章。
6.学生需开具对外的证明信件或介绍信，需经学生所在系（部）负责人或学生处负责人签字后方可加盖学院印章。
7.凡需上报或对外的各种表格或材料，一般要按照有关职能部门的通知要求和学院有关会议的决定实事求是的填写，由相关承办部门主要负责人审核、签字，分管院领导签字后方可加盖学院公章或院长印章。
（二）院领导公务印章使用
凡需加盖院主要领导公务印章的公文、证件、证书、聘书等，除经主要领导本人授权或会签的文件外，其他用印须经院领导本人签字同意。
（三）其他印章的使用
1.党政办公室印章用于以党政办公室名义上报、平送的各类公文、文书材料以及对外联系工作，由党政办公室主任批准后方可用印。
2.各类院级业务专用章由代管职能部门管理，用印程序参照校印使用办法。
3.学院各系（部）处（室）院属单位的印章主要用于在其职责范围内处理公务，向学院和院领导的请示、报告，与院内各单位联系工作，学院职能部门公章可用于与院外有关对口单位联系业务。用印程序参照院级印章的使用程序执行。
4.凡要求本部门以外的部门知晓、办理而发送的文书，必须加盖公章或主要负责人签字，否则视为无效，部门在OA系统发布的各类公文须加盖部门电子公章或主要负责人签字或送院办统一发送。
（四）有下列情况之一者，不予用印：
1.属学院不能予以证明的私人事务不予加盖院级印章。
2.只写“联系工作”、“联系业务”的介绍信、空白介绍信和留有空白的文书等。
3.用圆珠笔或不同笔迹不同颜色书写的、多处或关键字涂改、字迹不清的介绍信。
4.不符合本办法要求的证书、证件、聘书、合同、协议、文件、函件、材料、报表等。
5.公章必须与落款名称一致，不一致者拒绝用印。属代章性质的，应注明“代章”二字。党组织发布的各类文书，不能用行政印章。
第五条 印章的刻制、启用与废止
（一）党务、行政系统各单位刻制印章，须根据学院关于机构设置的文件，在经党政办主任审核批准、主管领导签署同意后，由党政办公室专人到指定刻字社刻制。各级行政机构不得自行刻制带有院名的公章和业务专用章。
（二）印章刻制完毕后，由党政办备案，发出正式启用通知后方可使用。重要印章的启用需报上级主管部门备案。作废印章，必须交党政办封存或销毁。印章丢失，须向党政办及时报告，并声明作废。
第六条 本办法由党政办公室负责解释。
党政办公室
2015年5月19号